LC10-11
Подрядчики. Партнеры. Офис.
Подрядчики и партнеры компании (справочник), администрирование и материальное обеспечение офиса
Крупный успех составляется из множества предусмотренных и обдуманных мелочей.
Василий Осипович Ключевский — российский историк, 1873
Административная работа
В Lincoln Brown условно работу можно разделить на работу с документами, включая электронную документацию и подрядчиками
Работа с документами
Работа с подрядчиками
Виды используемой документации
Документы с которыми мы часто встречаемся в процессе деятельности:

  • Договор оказания услуг - документ, заключаемый между нами и клиентом или между поставщиком и нами. Существует установленная форма, но для нас не критично использование форм второй стороны.

  • Счет - документ, на основании которого проходит платеж за участие в мероприятии.

  • Счет-фактура (СФ) - закрывающий документ, на его основании так же проводят платежи, удостоверяет фактическое оказание услуг, предоставляется заказчику.

  • Акт выполненных работ (АВР) - закрывающий документ, так же предоставляется по факту оказания услуги, отображаются все виды выполненных работ, их общая стоимость, необходим обоим контрагентам.

  • Накладная - то же, что и АВР, но для материально-товарных запасов.

  • Акт сверки - документ отображающий задолженность или её отсутствие по данным 2х контрагентов.

  • Правоустанавливающие документы - определенный перечень документов, необходимых для подтверждения деятельности и существования компании, чаще используются при заключении договоров (Например, Приказ о назначении на должность, Устав ТОО, Справка о регистрации юридического лица и т.д
  • Форма отчетности местного содержания – документ, чаще всего необходимый компаниям с долей государственного участия, заполняется по установленной в компании клиента форме

  • Исходящие письма – официальные письма отправляемые Lincoln Brown своим контрагентом, оформляются на официальном бланке.
Порядок работы с договором, счётом и закрывающими документами
Договор с Делегатом или Партнером
  1. Типовой договор для каждого мероприятия расположен в специализированной папке в Dropbox.
  2. Номер и дата договора договора присваевается через "Реестр договоров" в Базе знаний BPM.Online либо по реестру Заказчика.
  3. Заполнить договор актуальными данными, графы подлежащие заполнению выделены желтым цветом, с особой внимательностью нужно отнестись к сумме договора и реквизитам.
  4. После заполнения договор отправляется Делегату на согласование.
  5. Договор должен быть подписан обеими сторонами до дня проведения мероприятия, в крайнем случае в день мероприятия.
  6. Один экземпляр остается у нас в архиве, один передается Делегату.

Счёт
  1. Счёт выставляется бухгалтерией на основании договора, в случае его наличия.
  2. Необходимо запросить счёт по адресу: ac@lincolnconferences.co с указанием названия компании Делегата, названия мероприятия, стоимости, количества участников, номера + даты договора и реквизитов.
  3. По получении счёта нужно сохранить его в папке в Dropbox.
  4. Проверить на наличие ошибок. В случае их отсутствия вставить печать и подпись директора в электронном формате в документ и сохранить, как PDF.
  5. Счёт вместе с договором высылается клиенту на e-mail.
  6. Оригинал счёта предоставляется по просьбе клиента, у себя оригинал счетов мы не сохраняем.
  7. * Если счёт поступает к нам от подрядчика, следует поставить его на оплату, так же посредством пересылки по адресу: ac@lincolnconferences.co, предварительно посоветовавшись с директором о возможности оплаты в данный момент. Оригинал при наличии нужно сохранить в архиве.
Счёт-фактура
  1. Счёт-фактура должен быть запрошен одновременно с актом выполненных работ у бухгалтерии по адресу: ac@lincolnconferences.co
  2. Полученный счёт-фактуру необходимо сохранить в папке, распечатать и подписать
  3. Счёт-фактура передается делегату в день мероприятия.
  4. * Если счёт-фактура получен от поставщика, необходимо проверить оплату за данный товар/услугу, в случае необходимости оплатить, сделать копию вместе с АВР. Оригинал сохранить в архиве, копию передать в нашу бухгалтерию.

Акт выполненных работ
  1. Запрашивается вместе со счётом-фактурой за 1-2 дня до мероприятия в бухгалтерии.
  2. АВР должен быть распечатан в двух экземплярах и подписан с двух сторон.
  3. Необходимо передать АВР Заказчику на мероприятии и после проследить возвращение одного экземпляра к нам в компанию.
  4. Как только возвратный экземпляр на руках - сделать копию.
  5. Оригинал хранится в архиве, в одном файле с договором. Копию передаем в бухгалтерию.
  6. * Если АВР получен от поставщика необходимо сделать копию вместе с СФ. Сохранить оригинал в архиве, а копию передать в бухгалтерию.
Порядок работы с прочими документами
Накладная
  1. С нашей стороны редко приходится готовить накладные. Но когда это все таки требуется, лучше обратиться к бухгалтерам, которые смогут подробно объяснить процесс формирования накладной.
  2. * Если накладная получена от поставщика необходимо сделать копию вместе со СФ. Сохранить оригинал в архиве, а копию передать в бухгалтерию.
Акт сверки
  1. При получении акта сверки необходимо его отсканировать, отправить в бухгалтерию для выверки.
  2. После одобрения бухгалтерией акт сверки можно подписать и отправить, один экземпляр сохранив в архиве.
  3. Чтобы отправить акт сверки с нашей стороны, необходимо попросить бухгалтерию сделать акт сверки с определенной компанией, распечатать его по получении, подписать, отсканировать и отправить по электронной почте запрашивающей компании, после выслать оригинал по почте.
Доверенность
  1. Бухгалтерская доверенность на получение товара готовится в том случае, если мы приобретаем материально-товарные запасы у сторонней фирмы.
  2. Доверенность запрашивается на основании оплаченного нами счёта у нашей бухгалтерии и подписывается директором и сотрудником - получателем МТЗ. ВАЖНО! Подпись на доверенности и на накладных должна совпадать.
  3. Оригинал доверенности отдается поставщику, в архиве мы его не храним
Исходящее письмо
  1. Номер и дата исходящего письма присваивается в "Реестре писем" в Базе знаний BPM.Online.
  2. Исходящее письмо оформляется на официальном бланке компании
  3. Письмо должно содержать подпись и контактный телефон директора
  4. Письмо составляется с свободной форме в деловом стиле
  5. Коммерческие предложения и план мероприятий оформляется, как исходящее письмо
Работа с гос. закупками и тендерами
При оформлении сделки, как государственный закуп или тендер, основная работа с документами проходит на специализированных порталах и использованием ЭЦП.

Для этого вам необходимо знать:
  • ТОО "Линкольн Браун" зарегистрирован практически на всех часто используемых порталах. Это: Портал государственных закупок, Портал закупок недропользователей, Портал электронных счетов-фактур, Портал закупок Самрук-Казына, Портал Bi-Group, Портал группы компаний Alina, Портал группы компаний ERG . Для работы на них необходимо ознакомиться с каждым в отдельности и самостоятельно скачать руководство пользователя к сервисам.
  • ЭЦП - это набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания.
  • ЭСФ - Электронный счёт-фактура, вопросами их оформления занимается бухгалтерия, в привязке с системой 1С
  • Закуп из одного источника - самый используемый вид закупок, при нашей деятельности. В этом случае чаще всего необходимо просто выслать заверенные копии учредительных документов заказчику и ждать просьб и указаний их отдела закупок.
  • В случае работы с гос.закупками важнейшими аспектами являются: внимательность - так как документы в электронных порталах не подлежат исправлению и скорость - так как любая просрочка грозит штрафом и попаданием в список недобросовестных поставщиков.
Работа с Dropbox
Dropbox - основное электронное хранилище всех используемых нами документов. У каждого мероприятия своя папка, в которой хранится: типовой договор, регистрационная форма, стандартные формы анкет и т.д.

В DrpX необходимо сохранять:

  • Все полученные регистрационные формы.
  • Заполненные договоры. В случае необходимости их сканы.
  • Счета в форматах exl и pdf.
  • Счета-фактуры и акты выполненных работ.
  • Коммерческие предложения.
  • Раздаточный материал, презентация и CV спикера.
  • В папке Подрядчики хранится вся работа с ними. Доверенности, договоры, акты сверки, платежные поручения и т.д.
  • Папка спикеры регулярно пополняется фотографиями спикеров и их резюме.
  • Не засоряйте общее облако ненужными файлами и изображениями, старайтесь всегда оставлять уже готовый для работы другим пользователем файл.
Работа с архивом
Все оригиналы документов подлежат архивации. Для этого используются папки-регистраторы. В работе всегда находятся 1-2 папки для семинаров, отдельно создаются папки для форумов и отдельная папка "Подрядчики/поставщики"

Основные правила:
  • Один файл в папке - одна компания.
  • Мероприятия должны быть расположены в папке в хронологическом порядке.
  • Папка должна быть подписана.
  • Если вы сомневаетесь в какой из папок должен находится документ - посоветуйтесь. Не перемешивайте документы, создавая себе лишнюю работу.
  • В общих папках мероприятия должны быть разделены специальным разделителем.
  • Отмечайте или проверяйте наличие всех необходимых документов. Легче получить документ в короткий срок, чем собирать целые пакеты в конце года.

Корреспонденция
Что мы чаще всего высылаем: возвратные экземпляры АВР, договоры на подпись, закрывающие документы, коммерческие предложения, документы по запросу.

Памятка
  • Если почта несрочная, можно накопить её в течении 1-2х недель и отправить все письма разом.
  • Письма отправляются в оформленных конвертах в любом из отделений Казпочты, заказным письмом без уведомления. Срок доставки по Алмате 3-5 рабочих дней, по Казахстану 5-15 рабочих дней.
  • Трекинговые номера иногда необходимо проверять на сайте.
  • Если почта срочная, лучше воспользоваться услугами курьерской службы (см. Справочник)
Чтобы ознакомиться и выбрать подрядчика перейдите к справочнику
Made on
Tilda